Medlemsdialogen – så funkar den

Rotpartners Medlemsdialog anpassas alltid efter varje nytt projekt. När bostadsrättsföreningen HSB brf Ripan ville ha hjälp med ett omfattande stambyte, blev det Anna Lillsebbas som blev projektkommunikatör.

Hur började din kontakt med HSB brf Ripan?

— Vi kom in i bilden redan i ett tidigt stadium, med informationsmöten inför föreningsstämman eftersom det krävdes ett stämmobeslut för stambytet och alla medlemmar behövde vara ordentligt informerade. Vi var flera personer från Rotpartner på plats och berättade om hur den tekniska den mänskliga processen i många fall är lika viktig som den tekniska processen.

Vad hände sedan?

— Efter att föreningen processen skulle gå till och om våra erfarenheter från liknande uppdrag. Jag berättade om dialogbiten så att alla skulle förstå vad den gick ut på och att bestämt sig för att anlita oss även för dialogen med de boende gick allt väldigt fort. Vi körde i gång under hösten 2017 med allmän information samt olika tips inför stambytet. Det sattes upp på anslagstavlor och publicerades på hemsidan – HSB brf Ripan har en egen flik på vår hemsida där de hittar all information – och lappar i brevlådorna. Det är viktigt att kommunicera på olika sätt, både digitalt och på papper så att kommunikationen når fram till alla, såväl gammal som ung, oavsett om man är teknikvan eller inte.

Vad är det som är speciellt med just bostadsrättsföreningar?

— Jämför man med flerfamiljshus med hyresgäster är det en enorm skillnad. Bostadsrättsinnehavare har en helt annan infallsvinkel på en badrumsrenovering. Man har investerat pengar i sitt boende, både i köpet och kanske i renoveringar, och då är det mer känslor involverade. Det är det viktigt att vi har respekt och förståelse för.

Jag tycker i just det här fallet att det är väldigt givande att jobba tillsammans med styrelsen; alla är involverade, kunniga och intresserade och har otroligt stort medlemsfokus. De vill hela tiden hitta ansvarsfulla lösningar som är för föreningens bästa.

Vad var den viktigaste frågan för HSB brf Ripans medlemmar?

— En viktig fråga var alla tillval. Man vill ju se och känna på olika material och tillbehör i verkligheten och det uppstår ofta många frågor om vad man kan göra och välja. I föreningens pingisrum byggde entreprenören upp en utställningslokal med handfat, duschvägg och toalett för att visa standarduppförande och de olika tillvalen. Två veckor före byggstart för den första etappen skulle alla berörda ha bestämt vad de ville ha, och det var stort engagemang. I det här fallet hade vi en ganska kort tidsram och behövde dessutom hålla nere antalet olika tillval på grund av kostnadsbilden, men samtidigt var det viktigt att vi var lyhörda för de åsikter som de boende hade. Vi gjorde vissa förändringar på vägen, bland annat flyttades en dekorationsbård från bakom toan till duschen. Vi vet att det är viktigt att man får göra sina val så nära inpå själva renoveringen som möjligt, därför har vi öppet utställningslokalen kontinuerligt och då är jag där och svarar på frågor.

Vad gör du fortlöpande i projektet?

— Under byggtiden finns jag tillgänglig för medlemmarna och skriver veckobrev om vad som är på gång de närmaste två veckorna. Jag har kontakt med entreprenören, går på byggmöten varannan vecka och är med vid besiktning. Det är bra; dels får jag bra kontakt med medlemmarna då, dels bygger jag på min tekniska kunskap under projektet. Jag tar också emot felanmälningar. Jag delar själv ut informationslappar i brevinkasten och rör mig då i området så att jag kan prata med medlemmarna och fånga upp frågor och funderingar.

Vilka lärdomar från HSB brf Ripan tar du med dig in i nästa projekt?

— Dels att ju mer teknisk kompetens jag har, desto bättre. Då kan jag svara på fler frågor direkt. Jag har också ytterligare insett vikten av god kommunikation. Vi kanske inte alltid kan ge ett snabbt svar eller komma med en omedelbar lösning, men det faktum att de boende vet att vi vet och har koll, det lugnar. Dessutom att det är viktigt att skapa delaktighet från början, och att det därför är bra att starta dialogen tidigt. Ju mer man förankrar något så stort som ett stambyte hos medlemmarna, desto bättre. Vet medlemmarna om vad som händer och framför allt varför det händer blir förståelsen större och friktionen mindre. Vi är alltid ärliga med att en renovering kan vara tuff, dammig, stökig och besvärlig, men vi upplever alltid att om man är förberedd och välinformerad tycker man att det är mindre jobbigt. Hittills är de boende väldigt nöjda med sina fina badrum och standardhöjningen som blivit.

Varför är Rotpartners Medlemsdialog så viktig i ett sådant här projekt, tror du?

— Den är alltid viktig. Men när så många påverkas under så lång tid kan det uppstå många frågor som behöver besvaras. Vi har ett kommunikationsflöde där de boende känner sig informerade och ett upparbetat sätt att jobba med mallar och kommunikationsplaner som vi vet har fungerat i tidigare projekt. Vi är lätta att nå och jobbar kontorstider – det kan ju inte en bostadsrättsstyrelse göra. Vi blir en avlastning för styrelsen, samtidigt som vi tillför kompetens och en ny roll. Vi jobbar för föreningen och har ett gott förhållande till entreprenören.

 

Image

”Att arbeta med bostadsrättsföreningar är speciellt på många vis.”

Läs intervju med Gunnel Ferm, vicevärd på HSB brf Ripan